Voor wie is dit nuttig?

Projectleiders en projectmedewerkers

De nieuwe procesaanpak helpt projectleiders en projectmedewerkers om complexe projecten efficiënter en kwalitatieveraan te pakken binnen het voorop gestelde budget, wat leidt tot tijdswinst en een breder maatschappelijk draagvlak. Stap voor stap wijst de routeplanner de weg: van probleemstelling en doelstellingen, over belanghebbendeninbreng en participatie, alternatievenafweging en trechtering, naar concretisering en uitvoering. Toch is dit geen pasklaar traject, een procesmatige aanpak van complexe projecten vraagt maatwerk. De routeplanner biedt een houvast, de concrete invulling is flexibel.

De routeplanner is een bepaalde methodiek, maar geeft ook tal van praktische adviezen: Hoe stel ik een multidisciplinair projectteam samen? Wanneer en hoe ga ik van start met het participatietraject? Wanneer maak ik een analyse van de personele en financiële middelen? Hoe ga ik om met tegenstanders van het project? Dit zijn maar enkele voorbeelden van de vele praktische tips die in deze routeplanner aan bod komen. Deze tips worden in de mate van het mogelijke geïllustreerd door concrete cases.

Projectleiders en projectmedewerkers kunnen elkaar ook inspireren. De website complexe projecten geeft tal van  praktische voorbeelden en wil op die manier een netwerk opbouwen van projectleiders en projectmedewerkers dat eenzelfde terminologie gebruikt, dat ervaringen en contactgegevens uitwisselt en dat op de hoogte blijft van nieuwigheden. 

De rol van de projectleider/projectmedewerkers tijdens de verkenningsfase

De rol van de projectleider/projectmedewerkers tijdens de onderzoeksfase

De rol van de projectleider/projectmedewerkers tijdens de uitwerkingsfase

Adviesverleners

De routeplanner informeert adviesverleners over de nieuwe procesaanpak en toont adviesverleners tijdens welke fasen van het complexe project en op welke manier zij betrokken worden. De routeplanner maakt hen ook vertrouwd met de terminologie die gehanteerd wordt bij de geïntegreerde procesaanpak, zodat projectleiders, adviesverleners, politiek besluitvormers en burgers dezelfde taal spreken.

Binnen de nieuwe aanpak wordt er gestreefd naar het verlenen van een gecoördineerd advies: op die manier verloopt het proces efficiënter en kan er tijdswinst geboekt worden. Wat kunnen de verschillende adviesinstanties van elkaar leren?  Adviesverleners dienen zich bewust te zijn van de impact van hun advies en worden verondersteld onderling af te stemmen alvorens een geïntegreerd advies te formuleren.

De nieuwe procesaanpak vereist een oplossingsgerichte houding van de ambtenaren die bij de adviesverlening van een complex project betrokken zijn. Een code van goede praktijk toont de adviesverleners waaraan elk advies zou moeten voldoen om oplossingsgericht te zijn. 

De rol van de adviesverleners tijdens de onderzoeksfase

De rol van de adviesverleners tijdens de uitwerkingsfase

Politieke besluitvormers

De routeplanner toont tijdens welke fases van het complexe project en op welke manier politieke besluitvormers betrokken worden. Op welke momenten in het proces zijn ze wettelijk verplicht een besluit te nemen? De routeplanner maakt hen ook vertrouwd met deze terminologie, zodanig dat projectleiders, adviesverleners, politiek besluitvormers en burgers dezelfde taal spreken.

De nieuwe procesaanpak vereist een grotere betrokkenheid van de politieke besluitvormers: ze kunnen ertoe bijdragen om de neuzen voor een project in dezelfde richting te krijgen, zodat de adviesverleners sneller tot een besluit kunnen komen.

Bij complexe projecten die de geïntegreerde besluitvormingsprocedure volgen, die vervat zit in het decreet betreffende complexe projecten, komt de bevoegdheid om de beslissingen te nemen (startbeslissing, voorkeursbesluit of projectbesluit) toe aan de gemeenteraad, de provincieraad of de Vlaamse Regering is.

Het is van belang dat de bevoegde overheid zo vroeg mogelijk de andere betrokken overheden contacteert. Politieke besluitvormers kunnen elkaar inspireren, door aan te geven hoe met bepaalde problematieken/opportuniteiten omgegaan kan worden.

Burgers

De routeplanner informeert burgers over de nieuwe procesaanpak en focust op de samenwerking tussen de initiatiefnemer en de burger. Het creëren van een draagvlak vereist dat het publiek wordt meegenomen in het hele proces. In principe zijn er drie momenten van belang om naar de mening van de burger te vragen: het probleem, de oplossingen en de afweging van de oplossingen. Het is van belang dat de burger weet op welke momenten in het proces er formele consultaties plaatsvinden. En hoe hij of zij zich daar op kan voorbereiden. De routeplanner maakt burgers wegwijs in dit proces op een begrijpelijke manier en maakt hen ook vertrouwd met de terminologie, zodanig dat projectleiders, adviesinstanties, politiek besluitvormers en burgers dezelfde taal spreken.

Aangezien de nieuwe procesaanpak vertrekt vanuit het participatiebeginsel vereist deze methodiek ook een actieve inbreng van de individuele of georganiseerde burger. De burger zal meer en vroeger betrokken worden in het proces. Naast de formele momenten zijn dus ook informele contactmomenten mogelijk en aangewezen. Belanghebbenden worden uitgenodigd mee te denken hoe een voor hen nadelige oplossing toch voordelen kan opleveren. Concrete voorbeelden tonen aan hoe bepaalde projecten via burgerbemiddeling ‘beter’ werden. 

De rol van de burger tijdens de verkenningsfase

De rol van de burger tijdens de onderzoeksfase

De rol van de burger tijdens de uitwerkingsfase