Inschatten van budgettaire en andere middelen m.b.t. project en proces

De startbeslissing, als afsluiting van de verkenningsfase, is een vertaling van het engagement van de betrokken overheid en de andere (op dat ogenblik) betrokken actoren om oplossingsgericht te werken. Met dat doel voor ogen probeert de projectleider de noodzakelijke capaciteit (financieel, materieel, personeel) voor dit project voldoende in te schatten. Budgettaire en andere middelen zijn namelijk belangrijke (beperkende) voorwaarden om het proces kwalitatief in te vullen. Maak een inschatting van de financiële middelen die noodzakelijk zijn om de proces- en onderzoeksaanpak te realiseren. In deze fase gaat het om een ruwe inschatting. Bepaalde afspraken kunnen opgenomen worden in samenwerkingsovereenkomsten. Dit financiële plaatje zal ook de verdere procesmatige aanpak bepalen.

Raming van de middelen m.b.t. het proces

Op het moment dat de startbeslissing genomen wordt, moeten - vanuit het duidelijke engagement van de betrokken partijen bij de startbeslissing - de nodige middelen (zowel personeel als financieel) beschikbaar zijn voor een reeks kosten m.b.t. het proces, bijvoorbeeld:

  • de kost van de infomarkt die georganiseerd wordt in het cultureel centrum van de gemeente
  • de kost van het studiebureau dat/de studiebureaus die de onderzoeken zal/zullen uitvoeren
  • de kost van de opmaak en verdeling van een brochure
  • de kost van de opbouw van een projectwebsite
  • de nodige mensen die zich gedurende het proces bezig houden met (opvolging van) het complexe project, de onderzoeken, …
  • Het is aangewezen die (middelengebonden) engagementen op te nemen in een (samenwerkings) overeenkomst.

Raming van de middelen m.b.t. de uitvoering ( een globale inschatting)

Het is op dit moment weinig realistisch om al een goed zicht te hebben op de uiteindelijke kostprijs van het initiatief. Wel kan het nuttig zijn een inschatting te maken van de uitvoeringstermijn van het project. De termijn waarbinnen een project uitgevoerd moet worden, zal een impact hebben op de beschikbaarheid / reservering van middelen.